Общие положения

Вид документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. Перечень некоторых видов документов приведен в приложении.

Письмо - основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами. Письмо - основа управленческих коммуникаций.

Письмо должно быть однопредметным, т.е. затрагивать один вопрос. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, целесообразно составлять отдельное письмо по каждому из них.

Оптимальный объем текста - 1-2 страницы формата А4. При объеме текста более одной страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа.

При составлении и оформлении письма используются следующие реквизиты:

постоянные реквизиты бланка письма:
- эмблема (03);
- наименование организации (06);
- справочные данные (07);
- код ОКПО (04);
переменные реквизиты бланка письма:
- дата (09);
- регистрационный номер (10);
- ссылка на регистрационный номер и дату документа (11)1;
- адресат (14);
- заголовок (17);
- текст (19);
- отметка о наличии приложения (20)2;
- подпись (21);
- отметка об исполнителе (26).

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия, называется организационными документами.

Организационные документы представлены уставами, положениями, в том числе о структурных подразделениях, инструкциями, в том числе должностными, правилами.