особенности работы с кадровыми документами

Свои особенности имеет работа с кадровыми документами. К сожа­лению, во многих недавно созданных фирмах из-за некомпетентности часто не придают должного значения этому участку работы. Вместе с тем именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работ­ника фирмы при оформлении пенсии и во всех случаях, требующих подтверждения стажа и места работы.

В небольших фирмах оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок, если нет специального работника по кадрам, возлагается на секретаря (секретаря-референта).

Для правильного ведения кадровой документации необходимо, по­мимо нормативно-методических документов по делопроизводству, иметь:

- Комментарий к Кодексу законов о труде РФ (с изменениями и до­полнениями);

- Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприяти­ях, в учреждениях и организациях.

Кроме того, как уже указывалось выше, пооперационно работа с кад­ровыми документами хорошо расписана в "Межотраслевых укрупнён­ных нормативах времени на работы по комплектованию и учёту кадров".

Прием на работу обычно сопровождается созданием следующих документов: заявления; анкеты; трудового договора (контракта); прика­за о приеме на работу; личной карточки (форма № Т-2).

Заявление чаще всего пишется от руки. Но организация (фирма) мо­жет иметь заранее разработанную и тиражированную трафаретную фор­му, которую поступающий на работу заполнит. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

Одновременно с заявлением поступающий предъявляет паспорт, как документ, удостоверяющий личность гражданина, военный билет (для военнообязанных) и представляет трудовую книжку (если лицо поступает на работу впервые - справку о последнем занятии).
Трудовая книжка представляется как основной документ, характеризующий трудовую деятельность поступающего на работу. Лица в возрасте от 14 до 16 лет обязаны при поступлении на работу предъявить свидетельство о рожде­нии.
При приеме на работу, требующую специальных знаний, поступаю­щий предъявляет диплом или иные документы о полученном образова­нии или профессиональной подготовке.
На практике поступающие на работу обычно заполняют анкету (или листок по учёту кадров). Анкета является наиболее удобным обобщаю­щим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Она за­полняется от руки в одном экземпляре и должна быть без помарок и исправлений. Поэтому, передавая анкету для оформления, следует разъяснить порядок ее заполнения. Можно иметь отдельно отпечатан­ный листок с правилами заполнения.

В Правилах указывается следующий порядок заполнения анкеты:
- фамилия, имя, отчество пишутся полностью;
- в дате рождения указываются год, число и месяц рождения;
- место рождения записывается на основании паспорта.
- образование - среднее, среднее специальное и высшее - указы­вается на основании документов (аттестата, удостоверения, дип­лома). Неполное среднее или неоконченное высшее образование указываются на основании соответствующих документов. Для окончивших неполную среднюю или начальную школу указыва­ется, сколько классов окончил. Наименование высшего или сред­него специального учебного заведения пишется полностью. Со­кращенные названия учебных заведений не допускаются. В этой графе указывается и специальность в соответствии с записью в документе об образовании (сертификате, лицензии);
- лица, имеющие ученую степень и звание, а также лица, имеющие опубликованные труды и изобретения, заполняют соответствую­щую графу;
- в анкете указывается адрес прописки (регистрации), фактический адрес проживания и телефон;
- сведения о трудовой деятельности заполняются в соответствии с записями в документах о высшем и среднем специальном обра­зовании, военном билете и трудовой книжке.



9 Обязанность работодателя по обеспечению условий работы на ра­бочем месте с указанием достоверных характеристик, компенсаций и льгот работнику за тяжелые, особо тяжелые работы и работы с вредны­ми, особо вредными и опасными условиями труда___________

Определение трудового договора (контракта) дает ст. 15 КЗоТ: "Трудо­вой договор (контракт) есть соглашение между трудящимся и предприя­тием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а пред­приятие, учреждение, организация обязуются выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные зако­нодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон".
В комментариях к ст. 15 КЗоТ в §2 есть очень важное разъяснение о том, что КЗоТ употребляет термины "трудовой договор" и "контракт" как равнозначные понятия, синонимы. На эти документы распространяется единый правовой режим и стороны вправе сами выбирать наименование заключаемого ими договора о труде. "Вместе с тем надо учитывать, что для оформления отношений между отдельными категориями работни­ков и работодателем следует заключать именно контракты, если это прямо предусмотрено законом. Это, в частности, касается работников образовательных учреждений, руководителей предприятий".*
* Комментарий к Кодексу законов о труде Российской Федерации (с изменени­ями и дополнениями на 15 декабря 1995 года).- М.: «Вердикт», 1995, с. 28.
В комментариях к ст. 15 также хорошо разъясняется содержание тру­дового договора (контракта): взаимные права, обязанности и ответствен­ность сторон.
Различаются основные и дополнительные условия трудового дого­вора (контракта).
К основным условиям трудового договора (контракта) относятся со­глашения: о работе по одной или нескольким специальностям (должно­стям), соответствующей квалификации; месте работы (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение); сроке действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда.


К дополнительным относятся условия трудового договора (контрак­та), которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также соци­ально-бытового обслуживания работника. В обязанности работника мо­гут быть включены, например, соблюдение коммерческой тайны, достижение определенных результатов труда и т.д.*
* Там же.
В соответствии со ст. 17 КЗоТ трудовые договоры (контракты) заклю­чаются:
- на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;
- на определенный срок не более пяти лет;
- на время выполнения определенной работы.
Срочный трудовой договор (контракт) заключается в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, или интересов работника, а также в случаях, непосредственно предус­мотренных законом.
* КЗоТ. ст. 17.
Срочные трудовые договоры заключаются прежде всего в тех случа­ях, когда работа не имеет постоянного характера. Например, для заме­щения работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в дек­ретном отпуске или выехавших в длительную командировку и т.д. День выхода такого работника на работу и будет считаться днем окончания срочного трудового договора замещающим работником. В таких догово­рах срок договора оговаривается фразой типа "на время отпуска по ухо­ду за ребенком" и т.п. В трудовых договорах, заключаемых на время выполнения какой-либо работы, срок оговаривается временем заверше­ния определенной работы. Разновидностью срочных трудовых догово­ров являются договора о временной и сезонной работе.
Одновременно с подготовкой трудового договора (контракта) готовит­ся проект приказа о приеме на работу. Ст. 21 КЗоТ указывает, что "при заключении трудового договора (контракта) может быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работ­ника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указа­но в приказе (распоряжении) о приеме на работу".


Срок испытания огово­рен в ст. 22 КЗоТ. Он не может превышать трех месяцев, "а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим выборным профсоюзным органом - шести месяцев".
Приказ оформляется на общем бланке, т.е. указывается название организации, фирмы, вид документа (приказ), дата, номер, место состав­ления, заголовок.
Текст приказов по личному составу имеет свои особенности. Они оформляются всегда отдельно от приказов по основной деятельности и большинство из них не имеет констатирующей части.
Приказы по личному составу могут составляться на одного человека или на несколько лиц и быть простыми (выражающим одно действие, например о зачислении или об увольнении) или сложными (на несколь­ко управленческих действий).
Приказы о командировании сотрудников (за исключением длитель­ных загранкомандировок) и приказы об отпусках (если отпуска не офор­мляются докладными (служебными) записками) издаются отдельно от приказов о назначении, переводе и увольнении, так как эти группы при­казов имеют различные сроки хранения.*
* Приказы о приеме, переводе, премировании, увольнении, длительных команди­ровках хранятся 75 лет. Приказы о предоставлении отпусков, назначении дежур­ных, взысканиях, командировках — 3 г.
Приказы о поощрениях и взысканиях обычно имеют констатирующую часть, в которой объясняется причина наложения взыскания или объяв­ления поощрения. Они также издаются отдельно от других приказов по личному составу.
Начинаются приказы по личному составу с глагола, выражающего распорядительную деятельность: принять, перевести, уволить, коман­дировать и т.д. Глагол пишется отдельной строкой большими буквами.
При приеме на работу рекомендуется приказ начинать глаголом ПРИ­НЯТЬ;
для лиц, прошедших конкурс - ЗАЧИСЛИТЬ;
при оформлении руководящего состава - НАЗНАЧИТЬ.
Затем с новой строки указывается фамилия, имя, отчество (обяза­тельно полностью, а не инициалы), название должности, наименование структурного подразделения, с какого числа и с каким окладом.


При необходимости указываются условия приема (с испытательным сроком, временно с ... по ... и т.д.).
Далее с новой строки после слова "Основание:" перечисляются до­кументы, на основании которых издается приказ. Например:

Пример оформления приказа о приеме на работу на нескольких лиц:

При переводе работника с одной должности на другую в приказе указывается с какого числа происходит перевод и какой оклад назна­чается.


При увольнении обязательно указываются причины увольнения со ссылкой на статью КЗоТ.
Для всех приказов по личному составу обязательно требование фор­мулировки каждого пункта в строгом соответствии с требованиями КЗоТ.

Подготовленные проекты приказов по личному составу передаются руководителю организации для подписания. Приказ датируется и регис­трируется. Поступивший сотрудник должен быть ознакомлен с прика­зом. Он ставит свою ознакомительную визу.
С приказа изготавливаются две копии: для личного дела и передачи в бухгалтерию. Обе копии приказа заверяются по следующей форме:

Первые экземпляры приказов о приеме на работу, переводе, уволь­нении, изменении фамилии подшиваются в отдельное дело по номенк­латуре дел (Приказы по личному составу).
Приказы по личному составу являются не только распорядительны­ми документами, но одновременно они относятся и к первичным учёт­ным документам, так как они фиксируют факт приёма, перевода или увольнения гражданина и являются основанием начисления ему зара­ботной платы.
Поэтому в соответствии с Постановлением Правительства Российс­кой Федерации "О первичных учётных документах" от 8 июля 1997 года № 835 были разработаны и утверждены 30 октября 1997 года Постанов­лением Госкомстата формы первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты. В соответствии с Постановлением Правительства они вводятся "в организациях независимо от форм собственности, осу­ществляющих деятельность на территории Российской Федерации".
Среди этих форм:


- приказ (распоряжение о приёме на работу (форма № Т-1);
- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма №Т-5);
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (кон­тракта) (форма № Т-8).
Форма приказа о приёме на работу и форма приказа о переводе за­полняется работником, ведущим кадровую документацию, в одном эк­земпляре, а форма приказа о предоставлении отпуска и форма приказа о прекращении трудового договора - в двух экземплярах. Второй эк­земпляр передаётся в бухгалтерию, где производится соответствующий денежный расчёт.
Форма № Т-1 - Приказ (распоряжение) о приёме на работу заполня­ется с двух сторон на формате А5 и имеет следующий вид:*
* Остальные унифицированные формы приказов смотри в приложении.


Как видно из приведённой формы, она отражает все условия работы: постоянная или временная, основная или по совместительству, режим и условия труда, продолжительность рабочего дня и т.д., предусмотрены необходимые визы в момент оформления приёма на работу и, в случае необходимости, заключение медицинского осмотра и отметки о прохож­дении инструктажа по технике безопасности.
Приказ по приведённой выше форме заполняется в одном экземпля­ре, визируется, подписывается руководителем организации и объявля­ется зачисленному работнику под расписку. На основе приказа делает­ся запись о зачислении на работу в трудовую книжку и будут заполнены на поступившего на работу следующие формы: работником кадровой службы – личная карточка и в бухгалтерии - открыт лицевой счёт по форме № Т-54 или Т-54а.
Форма № Т-2 -личная карточка - является основным учётным доку­ментом. Форма содержит с небольшими изменениями те же сведения, что и ранее используемая форма № Т-2, но более приспособлена к ав­томатизированной обработке информации. Форма заполняется работни­ком, ведущим кадровую документацию, на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совмес­тителей - копии трудовой книжки, заверенной нотариусом), диплома (сви­детельства, удостоверения) об окончании образовательного учрежде­ния и др.


документов.
Информация, вводимая из формы в память компьютера, составит достаточно исчерпывающую базу данных о кадровом составе организа­ции и позволит формировать необходимые сводки по кадрам.
По мере продвижения работника по службе, изменении его семейно­го положения, окончании учебного заведения новые сведения добавля­ются в личную карточку, т.е. она постоянно поддерживается "в рабочем состоянии" и отражает последние данные о сотруднике.
Учётные карточки ставятся в алфавитную картотеку работающих. При автоматизированной системе данные о сотруднике вводятся в электрон­ную версию формы, а затем форма № Т-2 распечатывается. Данные о сотрудниках, введенные в ПЭВМ при заполнении формы № Т-2, позво­ляют создавать и любые отчетно-справочные документы по личному составу организации.
В учреждениях, работающих в сфере образования, науки и техноло­гии, на научных работников, помимо формы № Т-2 заполняется дополнительно учётная карточка научного работника (форма № Т-4).* Она ведётся на формате А5.
* Формы № Т-4 даны в приложении.
Данные этой учётной формы отражают специфику научных кадров: наличие степеней и званий, научных трудов, стаж научной и педагоги­ческой работы. Заполняется форма работником, ведущим кадровую документацию, на основании соответствующих документов в одном эк­земпляре.
Лица, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку.
Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте рабо­ты, должны быть заверены подписью руководителя или работника отде­ла кадров и печатью предприятия или отдела кадров. На лиц, поступив­ших на работу впервые, трудовая книжка заполняется не позднее недельного срока со дня приема на работу.
В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на дру­гую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях. За­писи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа.


Исправления, внесённые в трудовую книжку, оговариваются и заве­ряются печатью.
Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в "Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предпри­ятиях, в учреждениях и организациях". Данная инструкция является ос­новным справочным материалом для сотрудника, работающего с трудо­выми книжками.
Трудовые книжки хранятся как документы строгой отчетности в от­дельных картотеках в сейфах или в шкафах, исключающих возмож­ность их утраты или порчи. Они являются основным документом о тру­довой деятельности и ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе и временных работников, а также на нештатных работников при условии, что они подлежат государственному социаль­ному страхованию.
К внештатным относятся те работники, которые не зачислены в спи­сочный состав и выполняют работы по письменным трудовым соглаше­ниям с оплатой труда в установленном порядке.
Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.
В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы со­ответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.
Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка.
Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, на­граждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время ра­боты в организации, учреждении, фирме заверяются подписью руково­дителя организации или начальника отдела кадров (если такой отдел есть) и печатью.
Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.
Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу уче­та трудовых книжек и вкладышей к ним. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные вновь.


При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник рас­писывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета.
Книга учета трудовых книжек должна быть пронумерована, прошну­рована и скреплена подписью и печатью.
На всех сотрудников фирмы, организации, за исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персо­нала (на них ведется только личная карточка по форме № Т-2) оформ­ляется личное дело.
Таким образом, оформление на работу требует от работника, веду­щего кадровую документацию, выполнения целого ряда операций: со­ставления проектов трудового договора (контракта) и приказа, оформле­ния личной карточки (форма Т-2), заведения личного дела, внесения соответствующей записи в трудовую книжку. Личная карточка, дело, трудовая книжка должны быть расставлены для хранения и последую­щего быстрого нахождения.
Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоян­ного их ведения, отражения движения работника по службе (в форме Т-2, трудовой книжке, дополнении к анкете).
Перевод (назначение на другую должность) фиксируется в следую­щих документах: заявлении, докладной записке, приказе о переводе.
Заявление должно иметь визы руководителей подразделений, откуда переходит работник и куда переходит. Внутри структурного подразделе­ния перевод может оформляться докладной запиской с обоснованием перевода. Оформление перевода включает операции:
- составление на основании заявления или служебной записки про­екта приказа (или заполнение унифицированной формы № Т-5);
- подписание приказа и его регистрация;
- ознакомление с приказом работника, о чем делается помета на первом экземпляре приказа (ознакомительная виза);
- на основании приказа о переводе делаются соответствующие за­писи в форме № Т-2;
- изменения (т.е. данные о переводе) на основании приказа вносят­ся в трудовую книжку.
Таким образом, перевод требует внесения соответствующих измене­ний в целый ряд документов, то есть фиксируется несколько раз.

Содержание раздела

---