Отметки на документе
Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения.
Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 28)
При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем. Она состоит из сокращенного названия организации, куда поступил документ, даты получения и входящего учётного номера (индекса).
Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учётный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве и, кроме того, он используется для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа.
Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.
Отметка для автоматического поиска документа (реквизит 29)
Если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на документе делается об этом специальная отметка. В соответствии с требованиями стандарта она может включать имя файла, код оператора, дату, место изготовления, а также другие поисковые данные.
Отметка располагается на нижнем поле каждого листа документа.
Резолюция (реквизит 16)
После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю (организации или структурного подразделения) для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.
Резолюция - "надпись на документе, сделанная должностным лицом, и содержащая принятое решение".* Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на полученном документе.
От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса (например, "Зачислить", "Выделить 300 тыс. руб", "Отказать") или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается - фамилия и инициалы исполнителя, что поручается - характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. Например:
Каревой Я.Д.
Свяжитесь с музеями и выясните их готовность
участия в совещании к 05.08.98
Личная подпись 28.07.98
* Юридический энциклопедический словарь. — М.: Советская энциклопедия, 1984, с. 319.
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются после фамилии (как при адресовании).
Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа и, следовательно, не требуется его специально указывать в резолюции, то руководитель может проставить в резолюции только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, порядок подготовки вопроса, подпись и дату. Например:
ВеберуА.Б.
ГалкинуА.А.
Организуйте проведение конференции
к указанному сроку
Личная подпись 03.08.97
Резолюция переносится секретарем в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.
В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, ГОСТ Р 6.30-97 допускает оформление резолюции на отдельном листе бумаги, обычно формата А6 или А7.
Отметка о контроле (реквизит 18)
Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы "К" (контроль) или слова "Контроль" на левом поле документа на уровне заголовка. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или быть написанной от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом.
Её цель - напоминание исполнителю, что документ контролируется.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 27)
Завершающая отметка на документе - эта отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа. Отметка об исполнении документа особенно важна на бухгалтерских документах. Так, все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).*
* Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, п.2.21
Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого, краткие сведения об исполнении, слова "В дело", номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит помещается на нижнем поле в левой его части. Например:
Сообщено по телефону О. Б. Павловой 12.05.96.
В дело 03-13.
И.Иванов. 14.05.98
или:
Ответ направлен
17.06.98 № 01-13/184.
В дело 13-13
И.Иванов 19.06.96
или:
Рассмотрено на заседании коллегии.
Протокол коллегии от 12.08.98 №17
В дело 06-13
И.Иванов 15.08.98
Отметка об исполнителе (реквизит 26)
На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Такая отметка позволяет, в случае необходимости, быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.
Отметка об исполнителе может находиться как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле. Например:
Лопухова
Людмила Николаевна
1579806
Однако, ГОСТ Р 6.30-97 допускает ставить эту отметку и без указания имени и отчества. Например:
Карпухин
1579806
При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа).
На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.
На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого. Например:
Семёнова
Галина Константиновна
9439594
экз. № 1 - в адрес
экз. №2 - в отдел № 2
экз. № 3 - в отдел №10
экз. № 4 - в дело 08
Форматы бумаги
Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210х297) и А5 (148х210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики - ведомости, планы и т.д. оформляются на формате A3 (297х420). Эти форматы приняты у нас в стране ещё в 1920-е гг. и в их основу положены широко распространенные в западных странах немецкие форматы.
Для измерения форматов была принята метрическая система. Площадь основного формата равна квадратному метру, а стороны основного формата составляют 0.841 м х 1.189 м.
Каждый последующий фор мат получается из предыдущего делением пополам, а все полученные форматы геометрически подобны. Все форматы делятся на три основных ряда - А, Б, В. Форматы основного ряда получаются путем последовательного деления основного формата пополам (см. таблицу 11).
Таблица 11
Форматы потребительских бумаг
|
А-0 – 841 ´ 1189 |
А-7 – 74 ´ 105 |
|
А-1 – 594 ´ 841 |
А-8 – 52 ´ 74 |
|
А-2 – 420 ´ 594 |
А-9 – 37 ´ 52 |
|
А-3 – 297 ´ 420 |
А-10 – 26 ´ 37 |
|
А-4 – 210 ´ 297 |
А-11 – 18 ´ 26 |
|
А-5 – 148 ´ 210 |
А-12 – 13 ´ 18 |
|
А-6 – 105 ´ 148 |
А-13 – 9 ´ 13 |
* ИСО 216: 1975 Писчая битого и виды писчих материалов. Потребительские форматы — серий А и В.
Форматы потребительских бумаг в разных странах не совпадают, но наибольшее распространение имеют в Европе немецкие форматы, а в США североамериканские форматы бумаг, где основной формат - аналог А4 - равен размеру 21,59 см. х 27,94 см. (Letter 8^ х 11 in.).
В компьютерных программах, даже локализованных (на русском языке), в качестве установок "по умолчанию" заданы форматы бумаги и размеры полей, не соответствующие отечественным стандартам. Поэтому, приступая к работе в MS Word, необходимо установить стандартный размер бумаги, принятый в нашей стране - А4 в качестве используемого для всех создаваемых документов.
Размеры полей
Установлены и размеры полей. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 они должны быть не менее:
левое поле - 20 мм;
правое поле -10 мм;
верхнее поле - 20 мм;
нижнее поле -10мм.
Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускается, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы.Поэтому указанные размеры полей обычно используются для документов оперативной переписки, а для документов долговременного и постоянного сроков хранения, которые будут переплетены или подшиты в дело, следует установить левое поле 35 мм.
Нумерация листов
Если документ оформляется на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля арабскими цифрами без слова "страница" (стр. или с.). Точки и тире не ставятся. Если документ изготавливается на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные на обратной.
