Порядок адресования
Адресат (реквизит 14)
Не менее важным является знание порядка адресования документа. Адресат присутствует уже на документах XVI-XVII веков, но первоначально он занимал место в начале текста документа и выделяется в XVIII в. в отдельную строку над текстом документа. В XIX веке правила написания адресата определялись соподчиненностью учреждений. Перед обозначением должности и фамилии указывался титул. После революции 1917 г. порядок адресования значительно упростился и определенный порядок был введен лишь государственным стандартом в 1972 г. От точного написания адресата зависит прямоточность движения документа, скорость доставки его, минуя лишние инстанции, непосредственному исполнителю, занимающемуся данным вопросом, и соответственно быстрота решения поставленных в документе проблем.
Адресование, т.е. указание получателя, кому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания). Порядок написания адресата достаточно подробно описан в ГОСТе.
Реквизит "адресат" максимально может состоять из следующих составных частей:
- наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
- наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
- указание должности получателя (в дательном падеже);
- фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указываются после фамилии, например: Иванову С.И.);
- почтовый адрес.
Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1.5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см. и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания - точки и запятые - не ставятся.
Состав реквизита "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа.
Так для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности. Например:
Директору школы
Фролову П.Н.
Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, укажем:
Декану экономического
факультета
проф. Черепанову П.С.
Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или ученым) эти звания указываются перед фамилией. Например:
Российский государственный
гуманитарный университет
Историко-архивный институт
Зав. кафедрой
проф. Логунову А. П.
В ответах на обращения частных лиц, на жалобы и заявления граждан обязательно указывается почтовый адрес. Например:
Самсоновой А.В.
113556, Москва, ул. Фруктовая,
д.54
Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу экспедиции учреждения или секретаря по обработке и отправке корреспонденции. Например:
Ответственному редактору
журнала "Деньги"
103863, ГСП, Москва, ул. Полянка,
д.8/1
При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно. Чаще всего это документы в адрес подведомственных организаций. Например:
Заведующим отделениями
Сбербанка РФ
или
Руководителям органов
юстиции субъектов РФ
При направлении документа вышестоящим органам власти и управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается.
На одном документе рекомендуется помещать не более 4-х адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется.
Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.
За рубежом порядок адресования несколько иной. Перед фамилией и именем лица, которому адресуется документ, обязательно проставляется обращение. Оно может быть: "Mr", "Miss", "Missies", "Messrs." и т.п. Полное или сокращенное имя получателя указывается всегда перед фамилией.
При адресовании документа в фирму, без указания должности лица, вначале проставляется ее наименование, а затем почтовый адрес.
Например:
The American Magazine
119 Sixth Avenue
New York, N.Y. 11011
Направляя документ конкретному должностному лицу, необходимо указать его имя и фамилию, затем фирму и далее почтовый адрес. Например:
Mr. C.Manri
Credito Milano
Via Cavour
Milan
Italy
или
Г-ну проф. В.Козлову
Руководителю федеральной
архивной службы России
Ильинка 12,
103132, Москва, Россия
