Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов

Контроль - неотъемлемая (основная) функция управления и необходимый элемент управленческой деятельности. Цель контроля - своевременное и качественное исполнение каждого поручения. В контрольной деятельности различают две группы операций:

• контроль исполнения по существу поставленных задач;
• сроковый контроль.

Контроль исполнения по существу поставленных задач осуществляют руководители всех рангов.

Контроль за соблюдением сроков исполнения поручений всегда возлагается на аппарат руководителя (службу ДОУ).

В контрольной деятельности службы ДОУ выделяют несколько этапов:

1. 1. Постановка документа на контроль, оформление отметки о контроле в
   документе (18) и в регистрационной форме. Основанием для этого может
   являться:
   
   
   
   • резолюция руководителя (16);
   
   
   
   
   • анализ содержания текста (19). Документ ставится на контроль в том случае, если в тексте указаны или предполагаются конкретные сроки исполнения.
     
     
2. 2. Систематизация регистрационных форм по срокам исполнения. Систематизация проводится с целью выявления документов, срок исполнения которых истекает «сегодня», «завтра», «послезавтра».
   При журнальной форме регистрации предполагается ежедневная выборка и повторная фиксация журнальных записей.
   При использовании РКК необходимо выбрать карточки с отметкой К или КОНТРОЛЬ и расставить их в отдельной рубрике в порядке прямой хронологии (... 01.09.99, 02.09.99...) по срокам исполнения.
   Компьютерные программы регистрации и контроля исполнения документов должны делать выборку по срокам исполнения автоматически.
3. 3. Сообщение и напоминание исполнителю о сроках исполнения (во время передачи документа на исполнение, за три дня до истечения контрольного срока, в день исполнения).
4. 4. Сообщение руководителю (контролеру) о сроках исполнения поручения (за один день до истечения срока исполнения, в день исполнения).
5. 5. Снятие документа с контроля или перенесение контрольных сроков. Основанием для этого должно являться только мнение руководителя, выраженное в письменной (подпись, гриф утверждения, резолюция) или устной форме.
6. 6. Составление периодической справки или сводки об исполнительской дисциплине. Предполагаемый состав информации: количество документов, взятых на контроль, количество исполненных (в срок, с нарушением контрольного срока) документов и находящихся на исполнении (в срок, с нарушением контрольного срока). Справка может содержать сведения об исполнительской дисциплине каждого структурного подразделения, каждого исполнителя или организации в целом.