Номенклатура дел

Для обеспечения правильной систематизации документов в организации должна составляться номенклатура дел. Номенклатура дел - «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке»1.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. Номенклатура дел составляется в последнем квартале текущего года на следующий. Номенклатуру дел составляет работник службы ДОУ с привлечением специалистов структурных подразделений.

Формуляр номенклатуры дел:

постоянные реквизиты «единого» бланка:
- эмблема (03);
- наименование организации (06);
- наименование вида документа (08) (НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ);
переменные реквизиты «единого» бланка:
- дата (09);
- регистрационный номер (10);
- место составления или издания документа (12);
- заголовок (17);
- текст (19);
- подпись составителя (21);
- гриф согласования (22)2;
- гриф утверждения (15).

В заголовке номенклатуры дел указывают «на_____год». Например:

Текст номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф.

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хране- ния дела (тома, части) и № статей по перечню6	Примечание
1	2	3	4	5

Содержательная часть текста номенклатуры дел группируется по разделам.

Названиями разделов являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности фирмы. Названия разделов нумеруются парами арабских цифр и указываются в графе 2.