Часть 1. Электронный документооборот
За последнее десятилетие в связи с развитием рыночных отношений в России появился устойчивый спрос на автоматизацию работы с документами в организации бизнеса. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин.С документами работают абсолютно асе организации и большое количество частных лиц. Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об автоматизации: документы теряются, не контролируются и т. д.
За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.
Секретари и лица, отвечающие в организациях за ведение делопроизводства часто стремятся повысить свою квалификацию.
Возросли запросы пользователей на усовершенствованные программы автоматизации делопроизводства, способные интегрироваться с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами.
Целый ряд национальных особенностей в ведении делопроизводства, языке и культуре не позволяют использовать западные готовые прикладные решения. Однако появляется все большее количество российских производителей, предлагающих недорогие качественные решения в этой области, растет квалификация пользователей. Это дает надежду на то, что перспективы развития отрасли достаточно благоприятны.
Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без компьютера в офисе организации.
Введение
Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и "десять тысяч одних курьеров" определяли "лицо" солидной организации. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.
Оформление организационно-распорядительных документов
Правила оформления ОРД основаны на требованиях ГОСТ Р 6.30 - 97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Для оформления ОРД используют листы бумаги строго определенных форматов: формат А4 (210x297), формат А5 (210x148), формат A3 (420x210), формат А6 (148x105). Организационно-распорядительные документы имеют стандартные поля: левое - 35 мм (минимум 20 мм), правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее -10 мм.
Оформление видов организационно-распорядительных документов
Вид документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. Перечень некоторых видов документов приведен в приложении. Письмо - основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами. Письмо - основа управленческих коммуникаций.
Организация документооборота. Документопотоки
Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.
Регистрация и контроль исполнения документов
Регистрация - фиксация факта получения или создания документа путем присвоения ему порядкового номера (индекса), даты и записи необходимых и достаточных сведений в специальных регистрационных формах. Регистрация документа - «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения». Регистрация - основа информационно-поисковой системы (ИПС) организации. Основными целями регистрации являются справочно-информационная работа и сроковый контроль исполнения документов.
Краткая характеристика систем электронного документооборота
Система автоматизации делопроизводства и документооборота Дело-96 предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности (основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами) и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.
Систематизация документов и подготовка дел к передаче на хранение в госархивы
Дело - «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Формирование дела - «группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела».
Персональный компьютер в работе секретаря-референта
Персональный компьютер (ПК) предназначен для хранения и переработки информации. Информация может представлять собой текст, таблицы, рисунки, фотографии, звукозаписи и т. п. Информация хранится и обрабатывается в цифровом виде. Единица измерения информации - байт. Один байт (1б) соответствует примерно одному символу текста. Для удобства введены также более крупные единицы измерения информации: килобайт (Кб), мегабайт (Мб), гигабайт (Гб).
Приложения
Учебник по созданию видеофильма на компьютере
Домашний неигровой фильм проще создать в жанре очерка. Можно рассказать о неординарном или близком человеке, о периоде жизни семьи или коллектива, даже о своих домашних питомцах. Можно представить анализ некоторых социальных явлений. Показ событий сопровождают комментариями и вставками архивных материалов. Это оживляет повествование, так легче выразить свое мнение о происходящем на экране.Сложнее делать видеофильм в виде репортажа о каком-то конкретном событии. Чтобы не скучал и случайный зритель, такое событие должно быть достаточно впечатляющим или ключевым (например, свадьба, рождение ребенка, путешествие, уникальное или общественно значимое явление).
Можно попробовать силы в жанре научно-популярного или учебного фильма. Автор, обладающий обширными фактическими знаниями и собственным взглядом на предмет повествования, имеет определенное преимущество перед кинематографистом-профессионалом. Такие фильмы найдут зрителя среди коллег по работе, станут неплохим подарком для сотрудников.
Обычные семейные зарисовки могут вызвать общий интерес, но только после того, как приобретут историческую ценность, то есть спустя время, когда подрастет новое поколение. Правда, дети растут очень быстро, и время здесь сжимается тем больше, чем меньше их возраст; первые годы жизни по значимости и темпу равны десятилетиям.
Всегда надо стараться находить необычные стороны в самом заурядном событии. Интересный фильм будоражит воображение, поднимает проблемы. Зритель должен понять их за короткое время просмотра, даже если автор истратил на постановку месяцы.
Постановка
Домашний неигровой фильм проще создать в жанре очерка. Можно рассказать о неординарном или близком человеке, о периоде жизни семьи или коллектива, даже о своих домашних питомцах. Можно представить анализ некоторых социальных явлений. Показ событий сопровождают комментариями и вставками архивных материалов. Это оживляет повествование, так легче выразить свое мнение о происходящем на экране.
Композиция
Основная задача композиции заключается в таком расположении деталей изображения, при котором его сюжетно важные объекты станут для зрителя центрами притяжения внимания. Располагать главный объект точно посередине экрана необязательно и даже нежелательно, за исключением тех случаев, когда надо особо подчеркнуть симметрию кадра. Сюжетно важный элемент можно выделить размером, насыщенным или редко встречающимся на изображении цветом, положением относительно обрамления кадра. Задача усложняется, когда объект изображается не в крупном масштабе, и здесь поможет учет особенностей зрительного восприятия человека.
Ввод данных в компьютер
Аналоговые сигналы аппаратно оцифровываются, сжимаются и запоминаются на жестком диске в виде AVI-файла, причем частота дискретизации канала яркости Y как минимум вдвое превышает частоту дискретизации цветоразностных сигналов U и V, для системы цветности PAL обычно используется соотношение частот дискретизации каналов Y:U:V, равное 4:2:2. При выдаче информации на внешнее устройство (видеомагнитофон) из AVI-файла выделяются аудио- и видеоданные, которые обрабатываются раздельно.
Видеоаппаратура
Экран цветного телевизора представляет собой матрицу с полумиллионным набором ячеек, каждая из которых, в свою очередь, состоит из трех точечных излучателей красного, зеленого и синего цветов. В зависимости от интенсивности свечения этих точечных излучателей, ячейка может приобретать заданную яркость и окраску. Кстати, такое устройство экрана находится в соответствии со строением сетчатки глаза, содержащей три типа рецепторов, чувствительных к красному, зеленому и синему цветам.
Делопроизводство компании
Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности зависит от многих факторов. В их числе – умение юридически правильно, надлежащим образом представить информацию в письменном виде, т. е. правильно составить и оформить документ. Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любой организацией при работе с документами.Сфера деятельности человека, связанная с разработкой и оформлением документов и технологией работы с ними, называется делопроизводством (документоведением, документационным обеспечением управления).
Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решения, не обходится без ее документирования, процесса создания, оформления исполнения и хранения исполненных документов. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, их структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением для уничтожения.
Делопроизводство компании
Организация и технологии документационного обеспечения управления
Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами. Эти акты рассматриваются в первой главе.
Делопроизводство, его законодательное и нормативно-методическое регулирование
Делопроизводство - это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением. От того, насколько правильно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Слово "дело - производство" появилось несколько веков назад и означало "дело производить" (делать дело) т.е. решать вопрос. В процессе решения любого вопроса возникают документы, закрепляющие достигнутую договорённость, принятое решение.
Особенности работы с кадровыми документами
Свои особенности имеет работа с кадровыми документами. К сожалению, во многих недавно созданных фирмах из-за некомпетентности часто не придают должного значения этому участку работы. Вместе с тем именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работника фирмы при оформлении пенсии и во всех случаях, требующих подтверждения стажа и места работы.
Лекции по информатике
Информация передаётся в виде сообщений от некоторого источника информации к её приёмнику посредством канала связи между ними. Источник посылает передаваемое сообщение, которое кодируется в передаваемый сигнал. Этот сигнал посылается по каналу связи. В результате в приёмнике появляется принимаемый сигнал, который декодируется и становится принимаемым сообщением.В каком виде существует информация
Информация может существовать в самых разнообразных формах: в виде текстов, рисунков, чертежей, фотографий; в виде световых или звуковых сигналов; в виде радиоволн; в виде электрических и нервных импульсов; в виде магнитных записей; в виде жестов и мимики; в виде запахов и вкусовых ощущений; в виде хромосом, посредством которых передаются по наследству признаки и свойства организмов и т.д.
Что такое файловая система ОС
Файл (англ.file,папка) — это место постоянного хранения информации: программ, данных для их работы, текстов, закодированных изображений, звуков и др. Файловая система — это средство для организации хранения файлов на каком-либо носителе. Файлы физически реализуются как участки памяти на внешних носителях — магнитных дисках или CD-ROM. Каждый файл занимает некоторое количество блоков дисковой памяти. Обычная длина блока — 512 байт.
