Примерная должностная инструкция секретаря-референта

Приложение 15. Примерная должностная инструкция секретаря-референта

Наименование организации	УТВЕРЖДАЮ                   Директор
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ___________№_____________	И.О. Фамилия                   ______________________
Москва
Секретаря референта
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.       1.2. Основными задачами секретаря-референта являются документационное и организационное обеспечение управленческой деятельности.       1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.       1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:       законодательными актами РФ;      Уставом предприятия;      Положением о функциональных службах предприятия;      приказами (указаниями) руководства предприятия;      нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;      настоящей должностной инструкцией.       1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.       1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:       перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;       организации работы с документами, составления документации;       организации управленческого труда;       применение средств вычислительной и организационной техники;       культуры труда и служебной этики;       охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
2. ФУНКЦИИ
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:       2.1. Справочно-информационное обслуживание по документам предприятия.       2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.       2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.       2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.       2.5. Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Секретарь-референт должен:       3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов.       3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, справочно-информационное обслуживание и хранение документной информации.       3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.       3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.       3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.       3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс, электронная почта, Интернет и т. п.).       3.7. Вести прием посетителей.       3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:       оформление приказов по личному составу;       оформление личных карточек формы Т-2 (Т-2А) или личных дел;       оформление трудовых книжек;       оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);       оформление командировочных документов;       оформление листов нетрудоспособности;       ведение табеля учета рабочего времени;       выдача справок о трудовом стаже и зарплате.       3.9. Обеспечивать изготовление документов и копировально-множительные работы с применением современных средств офисной оргтехники.       3.10. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.       3.11. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
4. ПРАВА
Секретарь-референт имеет право:       4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.       4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.       4.3.Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ Р 6.30-97).       4.4. Визировать управленческие документы в рамках своей компетенции.       4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.       4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.       4.7. Работать с документами, имеющими гриф «КТ» или «Конфиденциально».       4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.       4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт несет ответственность за:       5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.       5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и контролю исполнения документов.       5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».       5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
Заведующий канцелярией	И.О. Фамилия